GUIA DE APLICACION - COSTOS DEL MANTENIMIENTO

INTRODUCCION

La imputación de costos de Mantenimiento en las organizaciones es responsabilidad del área contable de acuerdo a su sistema de costeo y de las políticas contables de la empresa, asimismo, es responsabilidad del Líder de Mantenimiento controlar el cumplimiento del presupuesto y analizar los costos de mantenimiento periódicamente. Cabe indicar que la gestión de costos en Operaciones es un trabajo en equipo con el área de Contabilidad, las decisiones no pueden ser unilaterales pues los costos de operación tienen un impacto directo en los costos de ventas y estos a su vez en la utilidad de la empresa.

Dado que la gestión de Costos y Presupuestos es de vital importancia en la Gestión del Mantenimiento se presenta esta guía de aplicación directa en la industria

MODELO DE GESTIÓN

1.- Política contable y de costos

El líder de mantenimiento debe informarse sobre la política contable* de la empresa para la gestión de costos en Mantenimiento; método de costeo aplicado y proceso de creación de un centro de costo o cuenta contable para un activo fijo (máquinas y/o equipos).

*Algunas empresas por ejemplo tienen la política que todas las actividades de mantenimiento (reparaciones, mejoras, overhaul) se asignen como Costos de Mantenimiento. Otras empresas definen que el Overhaul incremente el valor del activo

2.-Layout de Planta

El líder de Mantenimiento elaborará un layout o zonificación detallada de todas las áreas de Planta bajo la gestión de Mantenimiento con sus respectivos activos (máquinas y/o equipos)

3.- Definición de Centros de Costos

Con la información previa el líder de Mantenimiento solicitará al área de Costos o Contabilidad la asignación de Centros de Costos (Tabla1)

Tener definido los Centros de Costos (CeCo) por área y máquina es el primer paso importante para la correcta imputación y control de costos de Mantenimiento. Recordemos que la imputación de los Costos no está a cargo del líder de Mantenimiento o del área de Mantenimiento sino está a cargo del área de Costos de la empresa. Mantenimiento asegura que las Ordenes de Trabajo, Requerimientos, Reparaciones, etc., lleven asignadas correctamente los CeCo.

3.1.- Caso Ordenes de trabajo

Las Ordenes de Trabajo (OT) por Mantenimiento Preventivo, Predictivo, Correctivo; deben tener indicado el CeCo correspondiente al activo, de esta manera cada activo tendrá imputado correctamente sus costos y gastos.

3.2.- Caso Compra y fabricación de repuestos

El Almacén de Repuestos debe estar correctamente ordenado y con inventarios al día, todos los repuestos, consumibles, aceites y lubricantes deben estar codificados, y con sus respectivos costos unitarios y totales.

Tenemos los siguientes escenarios:

3.2.1.- Repuestos para stock

Cuando se solicitan repuestos como stock la orden de compra llevará el CeCo correspondiente y estos repuestos serán parte del inventario en Almacén de Repuestos (Existencias). Cuando el repuesto sea montado en máquina recién se imputará como Costo de Mantenimiento

3.2.2.- Repuestos que se compran por emergencia

En este caso la orden de compra llevará el CeCo correspondiente y una vez montado el repuesto se imputará como Costo

3.2.3.- Consumibles, aceites, Lubricantes

Para este caso se distribuye el consumo entre los activos involucrados, recordemos que todos los repuestos, consumibles, aceites y lubricantes deben estar codificados, y con sus respectivos costos unitarios y totales.

RESUMEN MODELO DE GESTIÓN DE COSTOS

1.- Todas las máquinas e instalaciones deben estar debidamente registradas (Activo fijo)

2.- Descomponer en grupos funcionales y subsistemas para una correcta imputación de costos

3.- Definición de los CeCo. Mantenimiento-Area Contable.

4.- Repuestos y consumibles correctamente registrados

5.- Costos de mano de obra, tiempos de paro debidamente imputadas

6.- Lanzar OT para las actividades de Mantenimiento; permite un adecuado control e imputación de costos

7.- Cierre de OT cumplidas y gestionar las no cumplidas al cierre de mes. Coordinar con área contable

8.- Analizar los Costos de Mantenimiento y su desviación respecto al presupuesto

PRESUPUESTOS

Teniendo correctamente imputados los costos en sus respectivos centros de costo es posible formular un presupuesto serio de mantenimiento para el siguiente período contable, el presupuesto debería constar de cuatro partidas: mano de obra, materiales, medios y herramientas, servicios contratados. Es recomendable considerar también reparaciones mayores, importaciones, de repuestos, tercerizaciones. El grado de cumplimiento del presupuesto debe medirse mensualmente y proponer a tiempo los ajustes necesarios.

Se concluye que la gestión de costos y presupuestos es un trabajo en conjunto con el área contable de la empresa. La implementación de políticas en Planta que permiten mantenernos alineados con los requerimientos contables de la empresa es responsabilidad del Gerente o líder del área de Mantenimiento.